Epäsuora hankinta on tavaroiden ja palveluiden hankintaa, jotka eivät liity suoraan omien tuotteiden tuotantoon. Tämä sisältää esimerkiksi toimistotarvikkeet, matkapalvelut ja IT-laitteet.
Epäsuorassa hankinnassa RFX-prosessia käytetään tavaroiden ja palveluiden hankkimiseen. RFX-prosessi sisältää tarjouspyynnön (RFP), hintapyyntö (RFQ) tai tiedustelun (RFI) lähettämisen mahdollisille toimittajille. RFX-prosessi on suunniteltu auttamaan hankintaosastoja saamaan parhaan vastineen rahoilleen vertailemalla tarjouksia useilta toimittajilta.
Epäsuoran hankinnan tekeminen on monimutkainen prosessi, joka vaatii huolellista suunnittelua ja seurantaa. Seuraavat kohdat tulee tehdä tarkasti epäsuoran hankinnan onnistumisen varmistamiseksi:
1. Tunnista tarve: Ensimmäinen askel RFX-prosessissa on tunnistaa tarve tavaroiden tai palveluiden hankkimiseen.
2. Määritä vaatimukset: Kun tarve on tunnistettu, seuraava askel on määrittää tavaroiden tai palveluiden vaatimukset. Tämä sisältää erittelyt, kuten määrä, laatu ja toimitusaika.
3. Luo RFX-dokumentti: Seuraava askel on RFX-dokumentin luominen, joka voi olla tarjouspyyntö (RFP), hintapyyntö (RFQ) tai tiedustelu (RFI). RFX-dokumenttiin tulee sisällyttää kaikki tarvittavat tiedot vaadituista tavaroista tai palveluista.
4. Lähetä RFX-dokumentti mahdollisille toimittajille: RFX-dokumentin luomisen jälkeen se tulee lähettää mahdollisille toimittajille. Tämä voidaan tehdä e-sourcing-alustan tai sähköpostin kautta.
5. Vastaanota ja arvioi vastaukset: Kun RFX-dokumentti on lähetetty mahdollisille toimittajille, hankintaosaston tulee vastaanottaa ja arvioida vastaukset. Tämä sisältää tarjousten vertailun ja huolellisuustiedon vastaanottamisen toimittajilta standardoidussa muodossa.
6. Valitse toimittaja: Vastauksien arvioinnin jälkeen hankintaosaston tulee valita toimittaja, joka parhaiten vastaa vaatimuksia tavaroista tai palveluista.
7. Neuvottele sopimus: Viimeinen askel RFX-prosessissa on sopimuksen neuvottelu valitun toimittajan kanssa. Tämä sisältää sopimusehtojen, kuten hinnan, toimitusajan ja laadun, sopimisen.
Näiden vaiheiden avulla saada paras vastine rahoille vertailemalla tarjouksia useilta toimittajilta.